(1) Der Smart-City-Beirat beschließt in Sitzungen. Er ist beschlussfähig, wenn sämtliche Mitglieder ordnungsgemäß geladen wurden und die Mehrheit der stimmberechtigten Mitglieder anwesend ist. Mängel der Ladung sind geheilt, wenn das nicht ordnungsgemäß geladene Mitglied zur Sitzung erscheint oder sich entschuldigt.
(2) Die Sitzungen des Smart-City-Beirates sind grundsätzlich öffentlich, soweit nicht das Wohl der Allgemeinheit oder berechtigte Interessen Einzelner entgegenstehen. Über den Ausschluss der Öffentlichkeit wird in nichtöffentlicher Sitzung entschieden.
(3) Die Sitzungen des Smart-City-Beirats werden durch die Vorsitzende/den Vorsitzenden geleitet. Die Sitzungen der Arbeitsgruppen zu den Themenschwerpunkten werden durch die jeweiligen Themenpatinnen/Themenpaten oder deren Stellvertretungen geleitet. Sind die Themenpatinnen/Themenpaten oder deren Stellvertretungen noch nicht gewählt oder nicht anwesend, kann die Arbeitssitzung durch die geschäftsführende Stelle geleitet werden.
(4) Die geschäftsführende Stelle beruft bis zu viermal jährlich Sitzungen des Smart-City-Beirates ein. Weitere Sitzungen werden innerhalb von zwei Wochen nach Antragstellung einberufen, wenn dies unter Angabe von Gründen schriftlich von mindestens einem Viertel der stimmberechtigten Mitglieder des Smart-City-Beirates oder von zwei Dritteln der Mitglieder des Stadtrats bei der geschäftsführenden Stelle beantragt wird.
Die Themenpatinnen/Themenpaten berufen bis zu sechsmal jährlich Sitzungen ihrer Arbeitsgruppe zu den Themenschwerpunkten ein, wenn ein Auftrag des Smart-City-Beirats oder die Geschäftslage es erfordern. Mindestens einmal jährlich ist zu einer Arbeitsgruppensitzung einzuberufen.
(5) Sitzungen des Smart-City-Beirats und Sitzungen zu den Arbeitsgruppen finden grundsätzlich in Präsenz/vor Ort statt. Falls dies nicht möglich ist, können Sitzungen auch virtuell über geeignete Online-Plattformen abgehalten werden.
(6) Im Smart-City-Beirat berichten einmal jährlich die Smart-City-Koordinatorin/der Smart-City-Koordinator und die Themenpatinnen/Themenpaten über ihre Tätigkeiten.
(7) Der Smart-City-Beirat kann sich eine Geschäftsordnung geben.
(8) Für die Sitzungen des Smart-City-Beirates gilt die Geschäftsordnung für den Stadtrat der Stadt Regensburg und die Gemeindeordnung für den Freistaat Bayern entsprechend soweit in dieser Satzung oder in der Geschäftsordnung für den Smart-City-Beirat nichts anderes bestimmt ist.