(1) Die Beratungsgegenstände des Smart-City-Beirats und die Tagesordnung werden von der Vorsitzenden/dem Vorsitzenden unter Zuhilfenahme der geschäftsführenden Stelle (s. § 11 Abs. 1) vorbereitet und festgelegt.
Die Tagesordnung der Arbeitsgruppensitzungen wird von deren Themenpatin-nen/Themenpaten im Einvernehmen mit der geschäftsführenden Stelle aufgestellt.
(2) Die Einberufung des Smart-City-Beirates erfolgt in Textform unter Mitteilung der vorläufigen Tagesordnung. Die Einladung erfolgt durch die geschäftsführende Stelle in schriftlicher oder digitaler Form und muss den Mitgliedern spätestens zwei Wochen vor der Sitzung zugehen.
(3) Die Einberufung der Arbeitsgruppensitzungen erfolgt in Textform unter Mitteilung der vorläufigen Tagesordnung. Die Einladung erfolgt nach Abstimmung mit der geschäftsführenden Stelle durch die Themenpatinnen/Themenpaten in schriftlicher oder digitaler Form und muss den Mitgliedern spätestens zwei Wochen vor der Sitzung zugehen.
(4) Der Tag der Absendung der Ladung und der Sitzungstag werden bei der Frist nach Abs. 2 und 3 nicht mitgerechnet. In dringenden Fällen kann die Ladungsfrist auf 5 Tage verkürzt werden.