(1) Das Direktorium übernimmt die Schriftführung und fertigt über die Sitzungen der Vollversammlung und der Ausschüsse Niederschriften an. Die Niederschrift wird getrennt nach öffentlichen und nichtöffentlichen Tagesordnungspunkten geführt und von der vorsitzenden Person und der*dem Schriftführer*in unterzeichnet.
(2) Die*Der Schriftführer*in führt eine Anwesenheitsliste.
(3) Die Niederschrift muss enthalten (Art. 54 Abs. 1 Satz 2 und 3 GO):
- 1. Tag und Ort der Sitzung;
- 2. die Namen der vorsitzenden Person und der teilnehmenden Referent*innen;
- 3. die anwesenden Stadtratsmitglieder sowie die Namen der anderen zur Beratung zugezogenen Personen;
- 4. Beginn und Ende der Verhandlung;
- 5. die behandelten Tagesordnungspunkte;
- 6. die gestellten Anträge und Anfragen;
- 7. den Wortlaut der Beschlüsse;
- 8. die Abstimmungs- und Wahlergebnisse;
- 9. die Feststellung, dass der Beschluss mit der erforderlichen Mehrheit gefasst wurde;
- 10. bei namentlicher Abstimmung als Beilage die Abstimmungsliste;
- 11. einen etwaigen Vermerk nach § 73 Abs. 5.
(4) Der Ablauf der Beratung in der Vollversammlung ist in der Niederschrift möglichst wortgetreu festzuhalten. Für Ausschusssitzungen kann sich die Niederschrift auf die Wiedergabe der wesentlichen Ausführungen beschränken.
(5) Die Vorträge der*des Referent*innen sind in die Sitzungsniederschrift nur aufzunehmen, wenn sie sich nicht mit den schriftlichen Vorlagen decken. Die Vorlagen, die von der vorsitzenden Person und von der*dem Referent*in zu unterzeichnen sind, sind der Niederschrift beizugeben.
(6) Die Niederschriften der Vollversammlung und der Ausschüsse liegen im Direktorium zur Einsichtnahme auf. Sie werden achtwöchentlich der Vollversammlung zur Genehmigung vorgelegt. Dabei ist über die gegen den Inhalt der Niederschrift vorgebrachten Einwendungen zu beschließen.