(1) Für alle auf der Tagesordnung stehenden Tagesordnungspunkte sind Vorlagen zu fertigen. Sie müssen einen bestimmten Antrag enthalten. Im Antrag sind pauschale Formulierungen oder pauschale Verweisungen auf den Vortrag unzulässig.
(2) Vorlagen, die in nichtöffentlicher Sitzung behandelt werden sollen, müssen eingangs unter Bezugnahme auf § 46 Abs. 1 und 2 eine kurze Begründung für die Nichtöffentlichkeit enthalten. Teile, die sich für eine Behandlung in öffentlicher Sitzung eignen, sind in einer gesonderten Vorlage einzubringen.
(3) Die Vorlagen und andere als Grundlage für die Beratung dienende Sitzungsunterlagen sind allen ehrenamtlichen Stadtratsmitgliedern zur Verfügung zu stellen, wenn die Angelegenheit ohne Vorberatung in einem Ausschuss unmittelbar in der Vollversammlung behandelt wird. Im Übrigen sind sie den Fraktionen, Ausschussgemeinschaften, Ausschussmitgliedern und den fraktionslosen Stadtratsmitgliedern zur Verfügung zu stellen.
(4) Haben Stadtratsmitglieder der elektronischen Ladung nicht widersprochen, erfolgt die Zurverfügungstellung der Vorlagen und anderer als Grundlage für die Beratung dienender Sitzungsunterlagen grundsätzlich elektronisch im Ratsinformationssystem. In diesem Falle sind die Stadtratsmitglieder selbst dafür verantwortlich, ihre Sitzungsunterlagen als angemeldete*r Nutzer*in im Ratsinformationssystem einzusehen. Haben sie der elektronischen Ladung widersprochen, so werden die Sitzungsunterlagen in Papierform zur Verfügung gestellt. Den Fraktionen und Ausschussgemeinschaften werden die Sitzungsunterlagen auf Antrag in benötigter Anzahl in Papierform zur Verfügung gestellt. Der Antrag kann jederzeit widerrufen werden.
(5) Unabhängig von der gewählten Form gelten folgende Fristen:
- 1. Sitzungsvorlagen für die Vollversammlung und den Ferienausschuss sind möglichst sechs volle Kalendertage vor der Sitzung zur Verfügung zu stellen;
- 2. Sitzungsvorlagen für die übrigen Ausschüsse sind möglichst zwölf volle Kalendertage vor der Sitzung zur Verfügung zu stellen;
- 3. Abweichend hiervon gilt bei Sitzungsvorlagen über Vergaben sowie die Ausführungsgenehmigungen nach den Richtlinien für die Projektierung städtischer Baumaßnahmen, Bereich Hochbau, eine Frist von vier vollen Kalendertagen.
(6) Sitzungsvorlagen, die nicht fristgerecht zur Verfügung gestellt werden können, dürfen noch innerhalb der genannten Fristen zur Verfügung gestellt werden (notfalls vor der Sitzung als Tischvorlage im Sitzungsraum aufgelegt), wenn der ihnen zugrundeliegende Vorgang unvorhersehbar war oder aus anderen Gründen nicht rechtzeitig bearbeitet werden konnte und eine Beschlussfassung in der vorgesehenen Sitzung zwingend notwendig ist. Dies gilt insbesondere für Teil 2 der Sitzungsvorlagen über den Verkauf von bebauten und unbebauten Grundstücken gemäß den vom Stadtrat beschlossenen Leitlinien für Ausschreibung und Bewerberauswahl. Das Vorliegen beider Voraussetzungen muss in der Sitzungsvorlage konkret begründet sein.
(7) Haushaltswerke und der Finanzdaten- und Beteiligungsbericht sind unabhängig davon, ob die Angelegenheit in einem Ausschuss vorberaten oder unmittelbar in der Vollversammlung behandelt wird, lediglich an die Finanzausschussmitglieder, an die Fraktionen und Gruppen (Anzahl nach Wunsch, mindestens 1) sowie an die Stadtratsmitglieder, die weder einer Fraktion noch einer Gruppe angehören, zur Verfügung zu stellen. Als Haushaltswerk im Sinne dieses Absatzes gelten der Haushaltsplanentwurf, der Schlussabgleich, der Nachtragshaushalt, der Jahresabschluss mit Rechenschaftsbericht sowie der Entwurf des Mehrjahresinvestitionsprogramms (MIP). Die Fristen des Abs. 5 gelten entsprechend.