(1) Zur ersten regulären Sitzung der Vollversammlung nach Beschlussfassung über die Geschäftsordnung im Sinne von § 80 werden alle Stadtratsmitglieder in Papierform geladen, zusätzlich mit ihrem Einverständnis auch elektronisch. Diese Ladung ist mit dem Hinweis zu versehen, dass künftige Ladungen ab der organisatorischen Umsetzung elektronisch erfolgen, sofern das Stadtratsmitglied einen elektronischen Zugang eröffnet hat und der elektronischen Ladung nicht widerspricht.
(2) Im Falle eines Widerspruchs bzw. der Rücknahme eines Widerspruchs kann die Ladung bis zur jeweiligen organisatorischen Umsetzung in der zuvor gewählten Form übermittelt werden.
(3) Bei der elektronischen Ladung erhalten die Stadtratsmitglieder eine E-Mail an ihre städtische
E-Mail-Adresse, welche die Tagesordnung als nicht veränderbares Dokument, den Sitzungstermin, den Sitzungsort, die Sitzungszeit sowie einen Link auf die im Ratsinformationssystem zur Sitzung eingestellten Sitzungsunterlagen enthält.
(4) Die Tagesordnung geht im Falle der elektronischen Ladung zu, wenn die E-Mail nach Abs. 3 im elektronischen Briefkasten des Stadtratsmitglieds oder bei dessen Provider abrufbar eingegangen und üblicherweise mit der Kenntnisnahme zu rechnen ist.
(5) Die Gewährleistung der Erreichbarkeit über die städtische E-Mail-Adresse sowie der regelmäßige und zeitnahe Abruf der übersandten E-Mails liegen in der Verantwortung des einzelnen Stadtratsmitglieds.
(6) Für den Fall, dass eine elektronische Ladung aus technischen Gründen nicht möglich ist, werden den Stadtratsmitgliedern die Ladungen in Papierform an die zuvor dem Direktorium für diesen Fall mitgeteilte Anschrift übermittelt. Im Falle eines erfolglosen Zustellungsversuchs gelten die Ladungen als fristgemäß zugegangen.
(7) Für nachrückende Stadtratsmitglieder gilt das Verfahren entsprechend.