(1) Die Briefwahl soll nach Beginn des Tageseinrichtungsjahres bis spätestens 15. Dezember eines jeden Jahres mit der Bekanntgabe des Ergebnisses abgeschlossen sein.
(2) Das Referat für Bildung und Sport lädt die Wahlberechtigten schriftlich zur Teilnahme an der Briefwahl ein. Diese Einladung wird den neu gewählten Elternbeiräten unverzüglich, d. h. in der Regel unmittelbar nach beendeter Wahl und Feststehen des Wahlergebnisses, von der Einrichtungsleitung übergeben oder im Falle nicht oder nur erschwert möglicher persönlicher Kontakte per Post oder sonst in Textform an die Vorsitzenden übermittelt.
In dieser Einladung werden die Elternbeiräte darüber informiert, dass sie jeweils eine delegierte Person als wahlberechtigt zur Teilnahme an der Briefwahl benennen können.
Die Einladung enthält ein Muster für Informationsblätter, mit denen sich Interessierte aus dem Personenkreis gemäß § 4 Absatz 2, die sich zur Wahl stellen wollen, den Wahlberechtigten vorstellen können.
(3) Im November ergeht in einem geeigneten Format eine Information an die Elternbeiräte, mit der sie über die bis dahin eingegangenen Bewerbungen auf dem Wahlvorschlag in Kenntnis gesetzt werden.
Wenn die Kandidierenden zugestimmt haben, werden möglichst die Angaben in den Informationsblättern nach Absatz 2 verwendet, die zuvor eingereicht wurden.
Das Vorliegen eines solchen Informationsblattes ist jedoch keine Voraussetzung für eine zulässige Kandidatur. Ferner wird ein definitiver Termin mitgeteilt, bis zu dem etwaige weitere Interessierte aus dem Personenkreis gemäß § 4 Absatz 2 ihre Kandidatur anmelden können.
Die Elternbeiräte werden zudem aufgefordert, bis zu diesem Termin dem Referat für Bildung und Sport ihre*n Delegierte*n und ihre*n Ersatz-Delegierte*n namentlich zu benennen.
Eine Aufnahme auf die Kandidierendenliste im Wahlvorschlag setzt voraus, dass die*der Interessent*in der Erhebung und Übermittlung der zur Prüfung der Wählbarkeit erforderlichen Daten an das Referat für Bildung und Sport zustimmt. Weitere Voraussetzung ist, dass sie*er zustimmt, dass Name und Vorname in der Kandidierendenliste benannt werden dürfen.
(4) Auf der Basis der bis zum Termin entsprechend Absatz 3 benannten Bewerber*innen (Wahlvorschläge) fertigt das Referat für Bildung und Sport die Briefwahlunterlagen an und übermittelt sie den Elternbeiräten. Mit den Briefwahlunterlagen wird mitgeteilt, bis zu welchem Zeitpunkt die ausgefüllten Wahlunterlagen spätestens wieder bei der Landeshauptstadt München, möglichst im Referat für Bildung und Sport, eingegangen sein müssen. Zwischen dem Versand der Briefwahlunterlagen und dem mitgeteilten Ende der Rückmeldefrist sollen mindestens zwei Wochen liegen. Wenn die Unterlagen nicht mindestens 5 Werktage vor dem Ende der Rückmeldefrist, die auch über die Gemeinsamen Elternbeiräte bekannt gemacht wird, bei den Elternbeiräten vorliegen, können sich die Vorsitzenden der Elternbeiräte direkt an das Referat für Bildung und Sport wenden, Ersatz-Briefwahlunterlagen abholen und die Wahlbriefe gegebenenfalls einwerfen.
(5) Zeitgleich mit dem Versand der Briefwahlunterlagen werden alle Kandidierenden vom Referat für Bildung und Sport aufgefordert, bis zum Termin nach Absatz 4 eine Erklärung abzugeben, dass sie ihre ggf. erfolgende Wahl annehmen werden. Die Abgabe einer solchen Erklärung ist jedoch nicht Voraussetzung für die wirksame Wahl, wenn die Wahl von der gewählten Person später tatsächlich angenommen wird.
(6) Die Wahl erfolgt schriftlich und geheim. Die Wahl wird durch persönliche Stimmabgabe mittels eines Stimmzettels vorgenommen. Jede wahlberechtigte Person erhält einen Stimmzettel.
(7) Gewählt werden können nur die in einem Wahlvorschlag gemäß Absatz 4 namentlich aufgeführten Personen.
(8) Die Stimmabgabe erfolgt in der Weise, dass die*der Wahlberechtigte auf dem Stimmzettel mit der Kandidierendenliste die von ihr*ihm gewählten Personen ankreuzt. Mit jedem Stimmzettel können neun Personen gewählt werden. Für jede*n Bewerber*in darf auf einem Stimmzettel jeweils nur eine Stimme abgegeben werden.
Der ausgefüllte Stimmzettel – und nur dieser – ist dann in ein mit dem Aufdruck „Stimmzettel“ gekennzeichnetes Kuvert einzulegen. Dieses ist zu verschließen. Dieser Stimmzettelumschlag und ein Ausdruck der Wahleinladung mit einem Vermerk über den Namen der wählenden Person in Klarschrift und einer Unterschrift sind gemeinsam in ein weiteres Kuvert einzulegen und zu verschließen. Dieses Kuvert (Wahlbrief) ist dann bis zum gemäß Absatz 4 mitgeteilten Termin an das Referat für Bildung und Sport zurückzuleiten. Die Wahlbriefe werden für die Auszählung geöffnet und die Wahlberechtigung wird überprüft. Nach Prüfung der Wahlberechtigung werden die verschlossenen Stimmzettelumschläge ungeöffnet in einen gesonderten Behälter eingelegt und erst danach geöffnet und gezählt.
(9) Die Prüfung der Wahlberechtigung der Wählenden, die Auszählung und die Feststellung des Wahlergebnisses erfolgt durch den von der Landeshauptstadt München gebildeten Wahlvorstand aus drei Beschäftigten des Referats für Bildung und Sport, von denen immer mindestens zwei Beschäftigte gleichzeitig anwesend sind.
Die*Der Vorsitzende oder die*der stellvertretende Vorsitzende des jeweiligen bisherigen Gemeinsamen Elternbeirats oder eine aus dem Gremium jeweils benannte Person können persönlich teilnehmen. Wird eine besondere persönliche gesundheitliche Gefährdung der Person nach Satz 2 geltend gemacht, die auch durch Einhaltung von Abstandsregelungen etc. nicht hinreichend reduziert werden kann, oder liegt eine allgemeine, jenseits des Einfluss- und Verantwortungsbereichs dieser Person wurzelnde Krisen- oder Gefahrensituation vor, die so gravierend ist, dass die Präsenz-Teilnahme der Person nach Satz 2 nicht möglich bzw. nicht verantwortbar ist, so kann diese Person in diesem Ausnahmefall der Auszählung auf Wunsch statt dessen per Bild-Ton-Übertragung zugeschaltet werden. Kommt die Zuschaltung nicht zustande oder wird sie unterbrochen, hat dies keinen Einfluss auf die Auszählung und die Feststellung des Wahlergebnisses.
Die Person nach Satz 2 wird, auch bei Zuschaltung per Bild-Ton-Übertragung, über das Wahlergebnis informiert.
(10) Liegt bei einer gewählten Person keine schriftliche Erklärung gemäß Absatz 5 vor, dass sie ihre Wahl annimmt, wird sie durch das Referat für Bildung und Sport unverzüglich in geeigneter Weise über die Wahl informiert und die Erklärung über die Annahme der Wahl wird eingeholt.
Die Erklärung über die Annahme der Wahl muss in Textform erfolgen.
Sobald alle gewählten Personen ihre Wahl angenommen haben, erfolgt die Bekanntgabe des Wahlergebnisses an die Vorsitzenden und/oder stellvertretenden Vorsitzenden der Elternbeiräte sowie an die Vorsitzenden aller drei bisherigen Gemeinsamen Elternbeiräte.