(1) Der Digitalrat tagt mindestens viermal pro Kalenderjahr.
(2) Die Einladung zu der jeweiligen Sitzung seitens der*des Vorsitzenden, der die Tagesordnung und die notwendigen Unterlagen beigefügt werden, geht den Mitgliedern des Digitalrats spätestens zwei Wochen vor dem jeweiligen Sitzungstermin zu.
(3) Jedes Mitglied des Digitalrats ist berechtigt, bei der*dem Vorsitzenden oder der Geschäftsstelle mindestens eine Woche vor dem Sitzungstermin die Aufnahme von Tagesordnungspunkten unter Beifügung von Erläuterungen anzumelden.
(4) Der Digitalrat kann auch während einer Sitzung im Falle der Dringlichkeit durch einfache Mehrheit beschließen, dass weitere Punkte auf die Tagesordnung gesetzt werden. Die Dringlichkeit ist vor der Beschlussfassung zur Aufnahme besonders zu begründen.
(5) Beschlüsse des Digitalrats haben empfehlenden Charakter.
(6) Der Digitalrat ist beschlussfähig, wenn sämtliche Mitglieder des Digitalrats rechtzeitig geladen wurden und mehr als die Hälfte der stimmberechtigten Mitglieder des Digitalrats anwesend sind. Wird der Digitalrat zum zweiten Mal deshalb zur Beschlussfassung über denselben Gegenstand zusammengerufen, weil er bei der ersten Einberufung nicht beschlussfähig war, so ist er ohne Rücksicht auf die Zahl der Erschienenen beschlussfähig. Bei der zweiten Einladung muss auf diese Bestimmung hingewiesen werden.
(7) Der Digitalrat beschließt in Sitzungen. Er fasst Beschlüsse mit einfacher Mehrheit, die Abstimmungen erfolgen offen. Bei Stimmengleichheit ist ein Antrag abgelehnt. Stimmenthaltungen sind zulässig. Jedes Mitglied kann geheime Abstimmung verlangen. Hierüber ist mit einfacher Mehrheit zu beschließen.
(8) Beschlüsse dürfen auch mittels Video- oder Telefonkonferenzen oder in hybrider Form gefasst werden. Ein Anspruch auf Bereitstellung einer entsprechenden technischen Einrichtung zur Durchführung einer Video- oder Telefonkonferenz sowie Einweisung in diese besteht nicht. Bei Video- und Telefonkonferenzen, die öffentlich erfolgen, kann die Öffentlichkeit dadurch hergestellt werden, dass die Teilnahme auf elektronischem oder sonstigem Weg ermöglicht wird.
(9) Beschlüsse dürfen auch im Umlaufverfahren gefasst werden.
(10) Die Beschlüsse des Digitalrats werden mit den Begründungen, einschließlich abweichender Positionen, dem IT-Ausschuss oder zuständigen Referent*innen sowie Digitalisierungsmanager*innen zur weiteren Veranlassung zugeleitet. Diese entscheiden in eigener Verantwortung über den weiteren Umgang mit den darin enthaltenen Empfehlungen. In jedem Fall unterrichten sie den entsprechenden Ausschuss und/oder die Vollversammlung über die Empfehlungen des Digitalrats. Anschließend werden die Empfehlungen auf muenchen.digital veröffentlicht, sofern und soweit ihre Geheimhaltung nicht durch Gesetz vorgeschrieben oder nach der Natur der Sache erforderlich ist.
(11) Der Digitalrat kann zur Vorbereitung seiner Beschlüsse themenbezogene Arbeitskreise einrichten. Das Nähere wird in der Geschäftsordnung geregelt.
(12) Expert*innen oder sonstige Dritte können auf Verlangen der*des Vorsitzenden oder durch Beschluss des Digitalrats zur jeweils nächsten Sitzung oder durch Beschluss eines Arbeitskreises in einen Arbeitskreis als Gäste eingeladen werden. Die Expert*innen oder sonstigen Dritten müssen über die Geschäftsstelle des Digitalrats eingeladen werden.
(13) Die Sitzungen des Digitalrats sind vorbehaltlich der nachfolgend geregelten Ausnahmen öffentlich. Sie sind nichtöffentlich, soweit es die Rücksicht auf das öffentliche Wohl oder berechtigte Interessen Einzelner erfordert. Über den Ausschluss der Öffentlichkeit wird in nichtöffentlicher Sitzung beraten und entschieden.