(1) Über die Sitzungen des Stadtrates werden Niederschriften gefertigt, deren Inhalt sich nach Art. 54 Abs. 1 GO richtet. Auf Anordnung des Oberbürgermeisters/der Oberbürgermeisterin oder auf Antrag einer Fraktion werden über die Beratungen zu Tagesordnungspunkten von grundsätzlicher und weitreichender Bedeutung im Stadtrat und in den Ausschüssen Inhaltsprotokolle hergestellt. Der Antrag ist am letzten Arbeitstag vor der Sitzung zu stellen. Inhaltsprotokolle geben in gedrängter Form neben dem Sachbericht und dem Vorschlag der Verwaltung den Verlauf der Aussprache unter Angabe der Rednerinnen und Redner, die dabei vorgebrachten Gesichtspunkte und die gestellten Anträge wieder. Die Niederschriften werden getrennt nach öffentlichen und nichtöffentlichen Tagesordnungspunkten geführt. Niederschriften sind zu binden.
(2) Als Hilfsmittel für das Anfertigen der Niederschrift können digitale Aufzeichnungen gefertigt werden. Diese sind unverzüglich nach Genehmigung der Niederschrift zu löschen und dürfen Außenstehenden nicht zugänglich gemacht werden.
(3) Ist ein Mitglied des Stadtrates bei einer Beschlussfassung abwesend, so ist dies in der Niederschrift besonders zu vermerken. Jedes Mitglied kann verlangen, dass in der Niederschrift festgehalten wird, wie es abgestimmt hat (Art. 54 Abs. 1 Satz 3 GO). Bei namentlicher Abstimmung ist eine Abstimmungsliste beizulegen, welche die Abstimmung eines jeden Mitgliedes erkennen lässt.
(4) Die Niederschrift ist vom/von der Vorsitzenden und vom Schriftführer/von der Schriftführerin zu unterzeichnen und vom Stadtrat zu genehmigen (Art. 54 Abs. 2 GO).
(5) Neben der Niederschrift werden Anwesenheitslisten geführt.
(6) Die Niederschrift soll spätestens 9 Wochen nach der Sitzung in den Räumlichkeiten des zentralen Sitzungsdienstes zur Einsichtnahme durch die Stadtratsmitglieder aufgelegt werden. Die Stadtratsfraktionen und Einzelstadträte werden per E-Mail alsbald über die Fertigstellung der Niederschriften über die Plenumssitzungen sowie über die Sitzungen von Ausschüssen, denen sie als Mitglied angehören, informiert und auf die Möglichkeit der Einsichtnahme hingewiesen. Dieser Benachrichtigung werden die Entwürfe der Niederschriften der jeweiligen öffentlichen Sitzung beigefügt. Während der Sitzung, in der über die Genehmigung entschieden wird, liegen die Niederschriften sowohl öffentlicher als auch nichtöffentlicher Sitzungen zur Einsichtnahme im Sitzungssaal auf. Werden bis zum Schluss der Sitzung keine Einwendungen erhoben, so gilt die Niederschrift gemäß Art. 54 Abs. 2 GO als vom Stadtrat genehmigt. Die Stadtratsfraktionen und Einzelstadträte, die dem jeweiligen Ausschuss angehören, werden in der Regel eine Woche vor dem jeweiligen Sitzungstermin über die beabsichtigte Einholung der Genehmigung erneut informiert.